نصائح وضوابط إصلاحية

[ابوالوليد المسلم]

نصائح وضوابط إصلاحية (31)

كتبه/ سامح بسيوني

الحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله، أما بعد؛
فمن المهارات والوظائف الإدارية الأساسية التي يحتاجها المسئول الإصلاحي:
التنظيم والتوجيه والقيادة:
وهي خطوة إدارية تنفيذية تهدف إلى تنظيم العاملين في إطار منظَّم، وهيكل متكامل محدد المسئوليات، وموزع الوظائف وَفْقًا لمهارات وإمكانيات الأعضاء العاملين مع التحفيز الدائم حتى يسهل القيام بالأعمال والأنشطة المطلوبة بكفاءة وَفْقًا لما خطط له في الزمن المحدد.
وسيرة النبي صلى الله عليه وسلم مليئة بالدروس العملية لهذه الخطوة الإدارية التنظيمية الضرورية؛ مثل: ما كان في حادث الهجرة النبوية، وما كان فيها من تحديد للوظائف والمسئوليات وَفْقًا للمهارات والإمكانيات المتاحة؛ فعلي بن أبي طالب -رضي الله عنه- يبيت في سريره -صلى الله عليه وسلم- لتضليل المشركين، ريثما يكون قد غادر هو وأبو بكر مكة إلى غار ثور.
- وأسماء بنت أبي بكر -رضي الله عنهما- تمدهما بما يلزمهما من طعامٍ وشراب.
- وعبد الله بن أبي بكر -رضي الله عنهما- ينقل لهما ما يجري في مكة من أخبار ليكونا على اطلاعٍ بما يجري حولهما.
- وعامر بن فهيرة -رضي الله عنه- يكلف بأن يمر بغنمه مساء عليهما ليأخذا حظهما من اللبن، ولتطمس الأغنام بحوافرها آثار الأقدام التي تتردد على الغار.
وهذه الخطوة الإدارية تحتاج -بلا شك- إلى حسن قيادة وتوجيه؛ للقيام بواجب التنسيق والإشراف والإلزام، والاتصال الفعَّال، والتحفيز الناجح؛ لا سيما أن مرحلة التنفيذ هي خاصرة العقد في دائرة الإدارة، فبدونها يصير الأمر مجرد تأصيل في الفراغ، وتلك حقيقة لا بد أن نعيها.
فما أسهل التنظير وأصعب التنفيذ! فـالتخطيط بدون تنفيذ سراب خادع لا تجد بعده شيئًا، تضيع معه الحياة هباءً ويضمحل بسببه الأمل تباعًا، وتتأقلم معه النفوس على الواقع المرير، فتتوه العقول والقلوب في عجلة الحياة الملهية، وتسمع ضجيجًا بلا طحين.
وقديمًا قالوا -وصدقوا-: "الحكمة: أن تعرف ما الذي تفعله، والمهارة: أن تعرف كيف تفعله، والنجاح: هو أن تفعله!".
لذلك؛ فإن مرحلة التنفيذ تحتاج حتمًا إلى مسئولين على درجة عالية من الوعي والمهارة؛ عندهم فهم للمطلوب وحسن قيادة للأفراد، وإدراك لمعنى المسئولية؛ لا سيما في مثل هذه الأعمال التطوعية الإصلاحية، والتي لا يكون الحافز فيها ماديًّا، والتي هي مِنَّة من الله، واستعمال لتحقيق رضاه.
وللحديث بقية -إن شاء الله-.

[ابوالوليد المسلم]

نصائح وضوابط إصلاحية (32)

كتبه/ سامح بسيوني

الحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله، أما بعد؛
فمن المهارات والوظائف الإدارية الأساسية التي يحتاجها المسئول الإصلاحي:
المتابعة الإدارية والرقابة:
والمتابعة: "هي عملية مستمرة لإيصال المستهدفات وجمع وتحليل المعلومات والبيانات الخاصة بالبرامج، لتحديد مدى توافق سير الأنشطة مع الخطة الموضوعة والنتائج مع المستهدفات مع بيان الوضع الحالي، ومدى التقدم طبقًا لمؤشرات الأداء؛ مما يتيح سرعة التدخل لعلاج الخلل الظاهر خلال التنفيذ " .
وهي خطوة إدارية مهمة لا بد منها؛ فعامة الناس لا يفعلون غالبًا ما ترجوه منهم، بل يهتمون دائمًا بفعل ما تتابعهم فيه.
وغياب المتابعة ومِن ثَمَّ تقويم الأداء أثناء التنفيذ يعني زيادة الانحراف في النتائج عن المستهدف؛ لذا تعد هذه الخطوة الإدارية من النصيحة الواجبة بين الأفراد المتعاونين على نشر العبودية اللازمة بين الخلق؛ فالكل بشر ينتابه النقص والفتور والخلل ويحتاج إلى من يتابعه ويذكره بالمهام والواجبات التي عليه ويصحح له مساره التنفيذي، لا سيما وأن فكرة المتابعة والرقابة في العمل التطوعي الدعوي قد تكون شاقة على بعض النفوس من باب أن هذه الخطوة قد تُظهر بعض العيوب والتقصير، فيظن المُتَابَع أن هذا سيقلل من شأنه أمام الإدارة، أو على الناحية الأخرى يصور الشيطان للبعض أن إظهار الأعمال للمُتَابِع في صورة جيدة قد يقدح في الإخلاص، فتحدث مقاومة لتنفيذ هذه الخطوة الإدارية المهمة عند البعض، بالرغم من أن المواقف النبوية المتعددة تشير إلى أن النبي -صلى الله عليه وسلم- قد جعل للمتابعة أهمية خاصة، وصحح من خلالها بعض الأخطاء التي وقع فيها بعض أصحابه -رضوان الله عليهم- مع فضلهم وسبقهم كما حدث في عدة مواقف:
- فعن عروة بن الزبير عَنْ أَبِي حُمَيْدٍ السَّاعِدِيِّ، قَالَ: اسْتَعْمَلَ رَسُولُ اللَّهِ -صَلَّى اللَّهُ عَلَيْهِ وَسَلَّمَ- رَجُلًا مِنَ الْأَزْدِ عَلَى صَدَقَاتِ بَنِي سُلَيْمٍ، يُدْعَى: ابْنَ الْأُتْبِيَّةِ، فَلَمَّا جَاءَ حَاسَبَهُ، قَالَ: هَذَا مَالُكُمْ، وَهَذَا هَدِيَّةٌ، فَقَالَ رَسُولُ اللَّهِ -صَلَّى اللَّهُ عَلَيْهِ وَسَلَّمَ-: (فَهَلَّا جَلَسْتَ فِي بَيْتِ أَبِيكَ وَأُمِّكَ حَتَّى تَأْتِيَكَ هَدِيَّتُكَ إِنْ كُنْتَ صَادِقًا)، ثُمَّ خَطَبَنَا، فَحَمِدَ اللَّهَ، وَأَثْنَى عَلَيْهِ، ثُمَّ قَالَ: (أَمَّا بَعْدُ، فَإِنِّي أَسْتَعْمِلُ الرَّجُلَ مِنْكُمْ عَلَى الْعَمَلِ مِمَّا وَلَّانِي اللَّهُ ، فَيَأْتِي فَيَقُولُ: هَذَا مَالُكُمْ، وَهَذَا هَدِيَّةٌ أُهْدِيَتْ لِي، أَفَلَا جَلَسَ فِي بَيْتِ أَبِيهِ وَأُمِّهِ حَتَّى تَأْتِيَهُ هَدِيَّتُهُ إِنْ كَانَ صَادِقًا، وَاللَّهِ لَا يَأْخُذُ أَحَدٌ مِنْكُمْ مِنْهَا شَيْئًا بِغَيْرِ حَقِّهِ ، إِلَّا لَقِيَ اللَّهَ تَعَالَى يَحْمِلُهُ يَوْمَ الْقِيَامَةِ، فَلَأَعْرِفَنَّ أَحَدًا مِنْكُمْ لَقِيَ اللَّهَ يَحْمِلُ بَعِيرًا لَهُ رُغَاءٌ، أَوْ بَقَرَةً لَهَا خُوَارٌ، أَوْ شَاةً تَيْعَرُ)، ثُمَّ رَفَعَ يَدَيْهِ حَتَّى رُئِيَ بَيَاضُ إِبْطَيْهِ، ثُمَّ قَالَ: (اللَّهُمَّ، هَلْ بَلَّغْتُ؟) بَصُرَ عَيْنِي، وَسَمِعَ أُذُنِي. (متفق عليه).
- وفي قصة (كعب بن مالك) وتخلفه عن غزوة تبوك؛ قال له النبي -صلى الله عليه وسلم-: (‌مَا ‌خَلَّفَكَ ‌أَلَمْ ‌تَكُنْ ‌قَدِ ‌ابْتَعْتَ ‌ظَهْرَكَ؟) (متفق عليه)؛ فكان -صلى الله عليه وسلم- يتابع ويَسأل ويُقوم.
- وكان أصحاب النبي -صلى الله عليه وسلم- من بعده كذلك؛ فهذا عمر بن الخطاب -رضي الله عنه- يقول لأصحابه يومًا: "أرأيتم إن استعملت عليكم خير من أعلم، ثم أمر بالعدل أقضيت ما علي؟ قالوا: نعم! قال: لا حتى أنظر في عمله أعمِل بما أمرته أم لا؟".
ومِن ثَمَّ فالمتابعة مهمة وضرورية في العمل المؤسسي التطوعي من باب النصيحة والتفقد، وليس التسلط؛ فالمتابع ليس مفتشًا دوره إثبات الخلل، بل دوره الأساسي ضمان صحة تنفيذ العمل، وغياب المتابعة أو تقصير المتابع يعني عدم وصول المعلومات الدقيقة عن أنشطة الخطة في الوقت المناسب للإدارة، والتي تحتاجها للمساعدة في اتخاذ القرارات التصحيحية في الوقت المناسب حتى لا يحدث انحراف عن المستهدف.
وللحديث بقية -إن شاء الله-.

[ابوالوليد المسلم]

نصائح وضوابط إصلاحية (33)




كتبه/ سامح بسيوني
الحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله، أما بعد؛
فتتمثل وظائف عملية المتابعة والرقابة في:
1- التأكد من وصول الخطة إلى كلِّ مستويات تنفيذها.
2- توثيق مراحل تنفيذ الخطة.
عمل تغذية عكسية للإدارة أثناء تنفيذ الخطة لسرعة اتخاذ القرارات التصحيحية الآتية:
- اكتشاف أوجه القصور المهددة للكيان أو المضيعة للأهداف.
- التقييم النهائي طبقًا لمؤشرات الأداء، والنتائج النهائية لاتخاذ القرار السليم المنوط به تثبيت أو تعديل الرؤى والأهداف المرحلية.
- حصر الإيجابيات والسلبيات، واكتشاف الطاقات وجمع الخبرات المكتسبة للمساعدة في وضع الخطط المستقبلية.
التقييم والتقويم:
في هذه الخطوة، يقيس المسئولون الأداء ويحدِّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة الموضوعة؛ فإذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء، أما إن كانت النتائج بعيدة عما هو متوقع أو غير مقبولة، فيجب اتخاذ الإجراء اللازم للتصحيح، وهذا التصحيح -الذي نعني به تصحيح الانحرافات عن المعايير عبر تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه- يعتمد على ثلاثة أشياء:
- المعيار الموضوع: ويجب أن يكون موافقًا للشرع متماشيًا مع منهج الكيان الإصلاحي، مراعيًا للوقع الذي يتم فيه العمل.
- دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وذلك عن طريق المعلومات والأرقام والحقائق، لا عن طريق التحليلات والظنون والعواطف.
- تحليل أداء الشخص المؤدي للعمل لمعرفة سبب الانحراف الحقيقي.
هذا مع الأخذ في الاعتبار في تلك المعايير الموضوعة للتقييم أنها في إطار عمل إصلاحي تعاوني، فيجب ألا تكون صارمة جدًّا أو مرخاة جدًّا؛ حتى لا نحكم على الأفراد العاملين أو الأعمال بأحكام رديئة قاسية تدفع القائمين على الأعمال إلى عدم الاستمرار، أو تؤدي إلى عدم جودة الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.
وأخيرًا: فبعد انتهاء مرحلة التقييم والتقويم يتم إعادة النظر في الواقع الجديد، وبهذا تكون الدورة الإدارية قد أدَّت وظائفها وتحققت مبادئها، ومن ثم تبدأ دورة إدارية الجديدة بمراحلها الأربعة من جديد: (تخطيط، وتنظيم وتوجيه، ومتابعة ورقابة، ثم تقييم وتقويم)، وهكذا حتى يتم الوصول إلى الأهداف الإصلاحية المرجوة بمسارات واضحة ثابتة، وخطوات تدريجية مناسبة، وبما يتوافق مع مبدأ الإحسان والإتقان المهاري المطلوب من المسؤول الإصلاحي.
الإلمام باللوائح المنظمة للعمل مع فهم للتوصيف الوظيفي المنوط به:
لا شك أن أي كيان إصلاحي ناجح لا بد أن تكون له لائحة عمل تنظيمية واضحة يتم نشرها على جميع أعضائه، وأولى الناس بالإلمام بهذه اللائحة هم القادة والمسئولون الإصلاحيون؛ ليكون المسئول على دراية واضحة بحدود مسئولياته طبقًا لتوصيفه الوظيفي هو أولًا، وليكون عنده القدرة عند تكليف من وراءه أن يوضِّح لهم حدود مسئولياتهم وحدود وظائفهم، وذلك حتى يحدث التناغم التكاملي في العمل بين الإدارات المختلفة داخل الكيان أو المؤسسة، وحتى لا يقصر أحد فيما يجب عليه، أو لا ينشغل أحد بما ليس إليه، فيؤثر على ما سواه مِن واجبات عليه.
وللحديث بقية -إن شاء الله-.

[ابوالوليد المسلم]

نصائح وضوابط إصلاحية (34)




كتبه/ سامح بسيوني

الحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله، أما بعد؛
فنستكمل في هذا المقال حديثنا عن وظائف عملية المتابعة والرقابة.
حسن ترتيب الأولويات والتفويض في التكليفات:
شك أن من أعظم عوامل النجاح لأي مسؤول -لا سيما متعدد المهام منهم- هو حسن ترتيبه للأعمال الواجبة عليه، مع حسن ترتيب أولويات اهتماماته ببعض الأعمال دون الآخر؛ فهناك أعمال ثابتة ذاتية، وهذه الأعمال تتمثل في منظومة أعمال دائمة ولازمة بطريقة دورية؛ مثل: (العبادات والأوراد الثابتة في اليوم والليلة التي لابد من تحصيلها - الأعمال التنفيذية الإدارية اليومية - المسارات العلمية التحصيلية المستمرة - الواجبات الأسرية والمجتمعية - الاجتماعات والمتابعات الإدارية الثابتة يوميًّا أو أسبوعيًّا - إلخ)، وهذه تحتاج إلى وضوح في الجدول اليومي أو الأسبوعي مع المحافظة على ثباته -قدر المستطاع- عليها، والاهتمام بضبط الأوقات بطريقة تضمن عدم الملل أو الانقطاع عن طريق مراعاة التنوع مع حسن استغلال الأوقات البينية.
وهناك أعمال طارئة:
هذه الأعمال تحتاج إلى حسن قرار من المسؤول عن طريق تقدير أهميتها ومدى تأثيرها في غيرها؛ فقد تحتاج هذه الأعمال للوجود الشخصي والتنفيذ المباشر، أو يمكن التفويض فيها، أو يمكن التخطيط لها مع التوجيه فيها عن بعد، أو يتم العمل فيها بطريقة متوازية مع الأعمال الثابتة المطلوبة، أو يمكن إهمالها بالكلية وعدم الالتفات لها أصلًا، وهذا الأمر يحتاج من المسؤول إلى إدراك جيد لما يسمى بمربع ترتيب الأولويات: (مهم وعاجل - تنفيذ مهم وغير عاجل - تخطيط غير مهم وعاجل - تفويض غير مهم وغير عاجل - حذف وإهمال).
وللأسف الشديد: فإننا قد نجد بعض المسؤولين يجيد في التعامل النمطي، لكنه لا يستطيع التعامل مع الأعمال الطارئة التي يتعرض إليها؛ فيؤدي ذلك إلى خلل شديد في إنتاجيته المنوطة به.
وهذا يرجع غالبا إلى أمرين:
1- عدم إجادته لفنِّ التفويض، أو عدم استخدامه له؛ بسبب التمحور حول الذات أو فقدانه للثقة فيمن حوله من فريق عمله، فيؤدي ذلك استهلاك نفسه فيما لا يجب عليه، فيضعف تركيزه، وتقل إنتاجيته على المدى، ويفقد كذلك فاعلية وحماسة فريق عمله.
2- التوتر والاضطراب وعدم القدرة على تحمل الضغوط التي قد تصيبه كمسؤول -خاصة المسؤول في الإدارة الوسطى-؛ بسبب ما يتعرض له مما يسمَّى بتحدي تعدد الأدوار، وهذا التحدي الذي قد يتعرض له بعض المسؤولين يحتاج -بلا شك- إلى حنكة في التعامل مع المهام وذلك عن طريق:
1- تقسيم تلك المهام بوضوح إلى أساسي وفرعي (فرض ونفل)، ومعرفة المطلوب في كل دور بوضوح ومناقشة ذلك بوضوح مع الإدارة العليا حتى يمكن ترتيب الأوقات والتغلب على التعارضات بما لا يضر بالأساسي (الفرض)، وبما لا يحدث معه إهمال في الدور الفرعي (النفل).
2- المحافظة على المرونة اللازمة في التعامل مع تلك المهام المتعددة مع حسن تقسيم الأوقات في متابعة الأعمال المطلوبة عن طريق الوزن النسبي لكل تكليف أو دور مطلوب منك.
3- العمل على إنشاء فريق عمل داعم له في كل مهمة مع بذل الجهد في الفترات الأولى لتنمية مهارات هذا الفريق ليخفف عنه بعد ذلك في مباشرة الأعمال.
وللحديث بقية -إن شاء الله-.