الرسائل الإدارية الرسمية

[ابوالوليد المسلم]

الرسائل الإدارية الرسمية
د. أحمد الخاني


الرسالة الإدارية هي:
كل رسالة تتصل بشؤون الدولة، أي أنها ترسل من مسؤول إلى آخر أو من غير مسؤول إلى مسؤول في إدارة الدولة وتسمى المعروض.
ولا يقتصر الاهتمام على مضمون الرسالة فحسب، بل يجب العناية بالشكل الخارجي أيضًا.


ولهذا النوع من الرسائل طريقة محددة، تأخذ شكلًا ثانيًا متكاملًا وهو ما يلي:
أجزاء الرسالة الإدارية (المعروض):
1- ليس لها مقدمة، وإنما تبدأ بالبسملة مباشرة: "بسم الله الرحمن الرحيم".
2- المرسل إليه ولقبه وعنوانه:
ويكتب في بداية السطر بعد ترك مسافة مقدارها سطر تقريبًا من أعلى الصحيفة، وتبدأ صيغة الخطاب المناسبة حسب التقاليد المتبعة في كل بلد: (معالي، سعادة، المكرم..).
وهنا تنبغي مراعاة صيغ الخطاب المناسبة إلى المرسل إليه، وعدم مخاطبته بأقل منها أو أكثر فكلا الأمرين يسيء إليه.
ولا داعي لأساليب التبجيل أو التفخيم غير المتعارف عليه منها، بل تحافظ على مقومات الناس الأدبية والعلمية دون نقصان، حتى لا يعد ذلك إساءة للأدب، ودون زيادة حتى لا يعد ذلك ابتذالًا، أو إراقة ماء الوجه، وتذكر بعد ذلك مسمى وظيفته.
3- افتتاح الرسالة بتحية الإسلام: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
4- عرض موضوع الرسالة باختصار ووضوح لا لبس فيه، ويختلف الموضوع طولًا وقصرًا تبعًا للهدف من الرسالة.
5- تختم الرسالة بتحية مناسبة.
ثم التوقيع على الجهة اليسرى، وتدوين عنوان المرسل أو رقم هاتفه أو الجوال.
وينبغي أن تكون الرسالة مكتوبة بلغة عربية سليمة إملاء ونحوًا ولغة وأسلوبًا.


وفي (الرسالة العذارء، لابن المدبر) جاء ما يلي حول موضوع الرسالة:
(وليكن في صدر كتابك دليل على مرادك واضح، وافتتاح كلامك برهان شاهد على مقصدك، حيثما جريت فيه من فنون العلم، ونزعت نحوه من مذاهب الخُطب البلاغات، فإن ذلك أجزل لمعناك وأحسن لاتساق كلامك.


ولا تطيلن صدر كلامك إطالة تخرجه من حده؛ ولا تقصر به عن حقه، ولو صُور اللفظ وكان له حد لوقفتك عليه، غير أنهم في الجملة كرهوا أن يزيدوا سطور كتب الملوك على سطرين، وهذه إشارة لا تعبر إلا عن الجملة من المقصود إليه، لأن الأسطر غير محدودة)[1].
ويأتي في مقدمة الرسائل الإدارية من حيث الأهمية والصعوبة رسالة التقدم لطلب الوظيفة، فكثيرًا ما يواجه كاتبها صعوبة في تحديد شكل صياغتها ومضمونه، لأن ذلك يتوقف عليه قبول طلبه أو رفضه.


إن الرسالة قد تعطي انطباعًا سيئًا يؤدي إلى استبعاد طلب صاحبها.
فالرسالة لطلب وظيفة لا تختلف عن غيرها من الرسائل الإدارية من حيث الشكل الخارجي، والإطار الداخلي الذي ينظم أجزاءها الرئيسية، إلا أنها تختلف عنها من حيث الهدف، فالهدف من هذه الرسالة هو طلب الوظيفة.
وهكذا تنبئ الرسالة عن ثقة صاحبها بنفسه، يبعده عن الغرور أو الإلحاح المذل.

[1] التحرير العربي ص 295.