طرائق استخدام الوقت

[ابوالوليد المسلم]

طرائق استخدام الوقت


الفريق عبدالعزيز بن محمد هنيدي




















[1]سهيل فهد سلامة، "إدارة الوقت منهج متطور للنجاح"، ص63 - 72.





لقد تعدَّدت طرائق استخدام الوقت، فمنها الطرائق التقليدية، كالاعتماد على مدير المكتب والسكرتير في تنظيمِ الوقت، وجدولة الأعمال والأنشطة، دونَ تَحديد الأولويات، أو أي فترة زمنية، أمَّا بالنسبة للطرائق الحديثة المستخدمة لتنظيم الوقت، فتشمل[1]:
أولاً: طريقة التقويم الزمني (Calender):
حيث يقوم الإداري بوضع تقويم خاص يتضمن النَّشاطات التي تَمَّ التخطيطُ لها سابقًا، وهذا التقويم قد يكون يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا، حسب ظروف العمل، وقدرة الإداري في التحكم في الوقت، وهذه الأوقات يجب الالتزام بها؛ بحيث لا يُؤدَّى معها نشاط آخر، على أنْ يقومَ الإداري بعملية التقويم المستمر؛ للتأكُّد من أنَّ الخططَ الموضوعة تسير حسب ما رسم لها وضمن الوقت المحدد، كما أنَّ بالإمكان تقسيمَ النشاطات نوعين: النشاطات الثابتة، والنشاطات المتغيرة، فالنَّشاطات الثابتة غيرُ قابلة للتغيير في أوقاتِها، بينما النشاطات المتغيرة يُمكن تغيير أوقاتها حسب ظروف المنظمة، والنموذج رقم (1) يوضح طريقة التقويم.

طريقة التقويم الزمني

السبت

الأحد

الاثنين

الثلاثاء

الأربعاء

الخميس

الجمعة

ملاحظات

نموذج رقم (1)

ثانيًا: طريقة دراسة الأنظمة (System):
وتنطلق هذه الطريقة من مدرسة النظم التي تقسم المنظمة إلى مدخلات: (موارد بشرية ومادية)، وعمليات، وتُمثل: (الأنشطة من اتِّخاذ القرارات والاتِّصالات)، ومُخرجات، والتي تمثل: (السلع والخدمات)، والقيام بتحليل هذه المدخلات، والعمليات، والمخرجات؛ للتَّعرُّف على الأنشطة، ومِنْ ثَمَّ التعرُّف على الأنشطة الجزئية والثانوية، التي بالإمكان تعديلها، أو حذفها، أو تبسيطها بهدف تقليل الوقت.

ثالثًا: طريقة الساعة الحيوية (Biological clock):
وتعتمد هذه الطريقة على أبحاث الأستاذ (فنسن مالاردي Vincen Mallardi)؛ حيث يرى أنَّ هناك ثلاثةَ إيقاعات أساسِيَّة في جسم الإنسان، وهي: الإيقاع الجسمي، والإيقاع العاطفي، والإيقاع الذِّهني، وتَمر هذه الإيقاعات بدورات تبيِّن قدرة الإنسان على الإنجاز، الذي يرتفع مستواه أو ينخفض أحيانًا تبعًا للفترات الزمنية التي يَمر بها الإنسان خلالَ اليوم أو الشهر، وتوضح هذه الطريقةُ أنَّ قمةَ طاقة الإنسان وحيويته الذهنيَّة والعاطفية، عندما تكون هذه الدَّورة في قمة الهرم، ويقل حماسه واستعدادُه عند انخفاض وهبوط هذه الدَّورة إلى مُستويات متدنية من الهرم، وتَهدف هذه الطريقةُ إلى التعرُّف على الفترات التي يكون فيها الإنسان أكثرَ حيوية ونشاطًا، وتُعَدُّ هذه الطريقة من أقلِّ الطرائق استخدامًا وشيوعًا؛ لصعوبة تطبيقها؛ لِحَاجتها إلى تَحليل طبي معين، والشكل رقم (2) يوضحها.

دورة الإيقاع الحيوي
أعلى مستوى

شكل رقم (2)

رابعًا: طريقة تحليل قائمة الوقت والنشاط:
تتطلب هذه الطريقةُ من الإداريِّ إعدادَ قوائمَ للواجبات اليومية والأسبوعية، وتَحديد النشاطات اللاَّزمة لأداء الأعمال بصورة دقيقة، وتَشمل هذه القوائم نوعَ النشاط، وأهدافه، والوقت الذي يستغرقه، ومكان النشاط، وعدد الأشخاص الذين سيقومون به، وعن طريق دراسة وتَحليل هذه القوائم يستطيع الإداري التعرُّف على النشاطات المهمة، والنشاطات غير المهمة وغير الضرورية؛ لكي يقومَ بعملية التفويض، أو الإلغاء، أو التعديل، أو التبديل للنشاطات التي تأخذ وقتًا دون فائدة، ويوضح ذلك النموذج رقم (2) والنموذج رقم (3).

قائمة الواجبات اليومية في نطاق العمل
• اسم الموظف:
• اسم الوظيفة:
• الإدارة أو القسم:
• التاريخ:

التوقيت

النشاط

الفترة الزمنية

مكان إنجاز النشاط

أسماء الأشخاص ذوي الصلة

ملاحظات

المخطط

الفعلية

7 - 8
8 - 9
9 - 10
10 - 11
11 - 12
12 - 1
1 - 2

نموذج رقم (2)

قائمة الواجبات الأسبوعية في نطاق العمل
• اسم الموظف:
• اسم الوظيفة:
• الإدارة أو القسم:
• التاريخ:

نوع النشاط

السبت

الأحد

الاثنين

الثلاثاء

الأربعاء

الخميس

الجمعة

ملاحظات

1 -
2 -
3 -
4 -

إجمالي ساعات العمل اليومية

إجمالي ساعات العمل الأسبوعية

نموذج رقم (3)

خامسًا: طريقة نظم التذكير (Reminder systems):
وتشمل هذه الطريقة عددًا من الأنظمة التي تُساعد الإداريَّ على تذكُّر مواعيده والتزاماته؛ ليقومَ بإنجازِها في وقتها، وهذه الأنظمة هي:
1- نظام المذكرة الجيبية (pocketnote)، وهي عبارةٌ عن مذكرة صَغيرة الحجم يسجل فيها الإداري المهامَّ، والنشاطات، ومواعيدها اليومية، أو الأسبوعية، أو الشهرية، وتشمل أيضًا أرقامَ هواتف وبطاقات تعريف شخصية.

2- نظام اللوح الرقابي (*******- Board system)، وهو عبارةٌ عن لوح جداري يسجل عليه النَّشاطات الأسبوعية أو الشهرية حسب أهميتها، والتواريخ المتوقعة لإنجازها، وأهم العوائق والمشاكل التي واجهتها، أو سوف تُواجهها في حالة التغيير أو التبديل.


3- نظام العلامات الملونة (Colored signals system)، وهو استخدام الألوان أو الأوراق اللاَّصقة الملونة؛ بحيث يدُلُّ كل لون على النشاطات حسب أهميتها (مهم، مهم جدًّا، غير مهم)، أو (مستعجل، غير مستعجل)، وبهذا يتمُّ تَحديد أولويات الإنجاز والتاريخ المتوقع لإنجازه.