ترتيب الأولويات

[ابوالوليد المسلم]

ترتيب الأولويات

التنظيم الايجابي يقوم على مرتكزين أساسيين هما:

التخطيط وترتيب الأولويات. وقد وضع (آدوين بلس) في كتابه (GETTHINGSDONE) أبجدية ترتيب الأولويات. وكلمة أبجدية هنا مشتقة من (أ. ب. ج. د) فهو يرتب الأولويات كما يلي:

- أولوية (أ): خاصة بالأعمال المهمة والعاجلة، وهي الأعمال التي ننجزها من خلال إدارة الأزمات، أو بأسلوب المطافئ التي لا تتدخل إلا بعد اشتعال الحريق. ويركز معظم المديرين على هذا الأسلوب؛ لأنه لا يحتاج إلى تخطيط، أو لأنهم مجبرون على ذلك.
- أولوية (ب): خاصة بالأعمال المهمة وغير العاجلة، وهي الأعمال التي ننجزها، والرؤية التي نصوغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وإدارة المستقبل. ويتجاهل معظم المديرين هذه الأولوية؛ لأن نتائجها بعيدة المدى، ولأنهم يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط، مادام العمل يسير سيراً مقبولاً، ولأنهم لم يجربوا العمل وفق هذه الأولوية، ولم يجربوا منافعها من قبل.
- أولوية (ج): تتعلق بالأعمال العاجلة وغير المهمة، وهي الأعمال التي ننجزها لإرضاء الآخرين، أو لعدم إدراكنا لضآلة قيمتها، أو لأننا غير مدربين على إدارة الذات واستثمار الوقت بوصفه مورداً استراتيجياً ومجالاً للمنافسة.
الإدارة الفعالة للذات تتطلب:
استثمار معظم الوقت في إدارة الأولوية (ب)، وجزء كبير من الوقت في إدارة الأولوية (أ) وأقل جزء من الوقت للتعامل مع الأولوية (ج).
في المجتمعات الأقل تقدما توجد أيضا الأولوية (د)، وهي تتعلق بالأعمال غير المهمة وغير العاجلة.
وهذه الأنشطة لا تدخل في صميم العمل؛ لأنها نتاج الوقت المهدر، والمجهود الضائع في أنشطة تضر بالعمل، مثل: الاتصالات التلفونية الشخصية للحديث في أي شيء، والاجتماعات الجانبية الناتجة عن صراع في داخل المؤسسة، والبطالة المقنعة التي تؤثر سلباً على الروح المعنوية، والزيارات المفاجئة التي تربك العمل. هذه الأولوية السلبية التي تسود في المجتمعات المتخلفة يمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق، واستثمار جزء من الوقت المتاح في الأولوية (ب) لوضع سياسة يكون من ضمن أولوياتها التخلص من الأنشطة (د).
أعمال اليوم والأسبوع:
بعد أن تعرفت على (أبجديات) تحديد الأولويات، يمكنك استخدامها جنبا إلى جنب. الأفكار التالية التي ستساعدك على التحكم بعملك اليومي والأسبوعي:
1 - خطط لعمل الغد من اليوم، واكتبه على شكل قائمة أو خطوات عمل، يساعدك على بدء يوم العمل بذهن صاف ورؤية واضحة.
2 - كن مرنا، واستخدم إحساسك الداخلي وفطرتك وخبرتك في تعديل المواعيد، وتغيير الأولويات، طبقا لاحتياجات العمل.
3 - حدد موعدا خاصا مع نفسك كل يوم لأداء الأعمال المهمة جدا التي تحتاج إلى تركيز شديد. في هذا الوقت يمكن للسكرتير أو لأحد الزملاء تلقي مكالماتك، ويمكنك الخلو بنفسك في مكان آخر خارج مكتبك لمنع المقاطعات. خصص مثل هذا الوقت للتخطيط أو التقييم أو المراجعة أو لقراءة التقارير والتعليق عليها.
4 - لا تخلط في قوائم العمل اليومي أو الأسبوعي بين الأولويات (أ) و(ب)، واحذر أن تطغى الإدارة بأسلوب المطافئ على عملك وحياتك. لا تجعل الأولوية (أ) تزيد عن ثلاثة أو أربعة نشاطات كل يوم، وخصص بعض الوقت للأولوية (ب) مهما وجدت ذلك صعبا في البداية. عندما تقدم الأولوية (ب) ستجني ثمار ذلك بسرعة وتبدأ بتحقيق بعض أهدافك طويلة المدى، والتي ستقلل من اعتمادك على الأولويات الأخرى بالتدريج، ولا تنس أن الوقت هو الحياة.



اعداد: أسامة عبدالمقصود