الملحقية الثقافية السعودية في بريطانيا وأيرلندا تقيم مركزا لاستقبال المكالمات للطلبة

[سامية الحرف]

الملحقية الثقافية السعودية في بريطانيا وأيرلندا تقيم مركزا موحدا لاستقبال المكالمات الهاتفية

10-20-2011 01:06 AM
عاجل - ( واس )
دشن الملحق الثقافي السعودي في المملكة المتحدة وأيرلندا الدكتور غازي بن عبد الواحد المكي يوم أمس مركز الاتصال الهاتفي الموحد الذي أقيم في مقر الملحقية في لندن لتلقي جميع المكالمات الهاتفية التي تصل إلى الملحقية و الرد عليها من قبل ما لا يقل عن سبعة موظفين .
وأوضحت الملحقية في بيان صادر منها اليوم أن النظام الجديد الذي انطلقت أعماله أمس يهدف إلى تلقي اتصالات الطلبة المبتعثين والمبتعثات واستفساراتهم إلى جانب المكالمات الأخرى من غيرهم على الرقم الموحد " 00442032497000 " والرد عليها بما يتناسب مع طبيعة المكالمة .
وبينت أن هذه الخطوة جاءت استجابة لكثرة الاتصالات الهاتفية من بريطانيا و أيرلندا و المملكة من المبتعثين و الجهات التي تشرف عليهم لمتابعة احتياجات المبتعثين الملحة.
وقال الدكتور المكي لدى تدشين المركز "إن المركز سيحقق بإذن الله هدفين ، الأول هو الإجابة عن معظم المكالمات التي ترد إلى الملحقية من أي مكان في العالم دون الحاجة للانتظار الطويل أو تكرار الاتصال ، والثاني هو عدم إشغال المشرفين الدراسيين ورؤساء الأقسام عن أعمالهم التي تتطلب التركيز و الحاجة لعدم الانشغال بالرد على مكالمات لا تتطلب الإجابة عليها جهداً كبيراً و لكنها تقطع على الموظف عمله و تؤخر الخدمة التي يؤديها لطلاب آخرين ".
وأشار إلى أن إنشاء المركز لا يعني أن الطالب لن يتلقى العناية المباشرة من مشرفه الدراسي ، بل إن الإجابة المباشرة من مركز المكالمات يوفر الإجابة عن الاستفسارات و البحث عن أفضل الطرق لتحقيق حاجة الطالب بأقصر طريق وأداء أكثر إنتاجية.
ونبه الملحق الثقافي السعودي في المملكة المتحدة وأيرلندا إلى أن الطريق المريح والسريع للطالب والملحقية يظل تقديم أي طلب للمبتعث عن طريق البوابة الإلكترونية التي تسجل ورود الطلبات أولاً بأول و تجيب عنها وتنجزها بحسب ورودها إلى المشرف الدراسي ومتابعة رئيس القسم المختص بحيث يعرف الطالب حالة طلبه و أين وصل حتى ينتهي إنجاز الطلب في الوقت المناسب.
وبين أن مركز الاتصال شامل ومزود بموظفين مميزين من الأقسام المتعددة في الملحقية ؛ بحيث يتلقي الاتصالات والاستفسارات مشرفون لديهم خبرة بأنظمة الابتعاث وأعمال الملحقية وتعليمات الوزارة ، وذلك لمساعدة أي طالب يجد صعوبة في التعامل مع الملحقية إلكترونياً.

من جهته بين رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات و الحاسب الآلي بالملحقية المهندس فهد الشنيفي أن البرنامج الذي طوره منسوبو القسم يستوعب جميع ما يحتاجه المتصل حيث إنه من خلال إدخال رقم ملف الطالب أو رقم هويته الوطنية ورقم هاتفه تظهر أمام الموظف بمركز المكالمات جميع المعلومات التي تتعلق به، كما يمكن من خلال البرنامج معرفة عدد مرات الاتصال على الملحقية بغض النظر عن الموظف الذي أجاب عن المكالمة من قبل، كما سيبين البرنامج عدد المكالمات الواردة و تحديد مصدرها ومعدل طول المكالمة ومعدل الانتظار على الخط ، و غير ذلك مما ييسر متابعة الاتصالات و البحث عن الحلول لأي تراكم في المكالمات أو الحاجة لتكرار الاتصال من الطالب أو الطالبة للملحقية".
الجدير بالذكر أن المبتعثين الذين قارب عددهم تسعة عشر ألف طالب و طالبة إضافة إلى عشرة آلاف مرافق و أفراد أسرة يحتاجون إلى العناية بشؤونهم الأكاديمية والمالية ، وتتابع الملحقية أيضاً طلبات الطلاب التي ترفع لوزارة التعليم العالي أو مرجع الطالب الذي ابتعثه .
وكل هذا يتم من خلال الدعم الفني للبوابة الإلكترونية التي استحدثتها الوزارة وطورت برامجها الملحقية لتتواءم مع طبيعة الدراسة والأوضاع في المملكة المتحدة وأيرلندا.